|
Hej I mitt förra nyhetsbrev skrev jag om varför en bra prognos är grunden för Workforce Management. Men även den bästa prognosen berättar bara hur efterfrågan sannolikt kommer att se ut. Nästa utmaning är att omvandla den prognosen till ett schema som fungerar i verkligheten. Och det är där det ofta blir mer komplicerat. En av de vanligaste fallgroparna jag ser är jakten på det perfekta schemat. Workforce Management-verktyg kan skapa otroligt flexibla scheman och anpassa bemanningen efter efterfrågan med imponerande precision. Men det finns en hake: |
|
"Ett schema kan se perfekt ut i systemet och ändå vara frustrerande för de medarbetare som förväntas arbeta efter det." |
01 – Mer flexibilitet betyder inte alltid ett bättre schemaMånga organisationer utgår från att mer flexibilitet automatiskt leder till bättre scheman. I min erfarenhet är det ofta tvärtom. När vi ger schemaläggningsverktygen för stor frihet riskerar vi att skapa scheman som är matematiskt korrekta – men inte rimliga ur ett medarbetarperspektiv. Medarbetare söker inte perfekt optimering. De vill ha förutsägbarhet, transparens och arbetstider de faktiskt kan leva med. Arbetsscheman påverkar ju människors vardag. För många medarbetare är schemat en av de viktigaste aspekterna av deras jobb. |
02 – Schemaläggning är en balansgångBra schemaläggning handlar inte om att välja mellan verksamhetens behov och medarbetarnas behov. Det handlar om att hitta en balans mellan de två. Efterfrågan går upp och ner. Bemanningsbehoven förändras. Och det kommer alltid att finnas stunder när du helt enkelt inte kan ge alla vad de vill ha. Det är en del av jobbet. Skillnaden ligger ofta i hur de besluten fattas och hur väl de kommuniceras. Medarbetare får inte alltid det schema de hoppades på. Men de är mycket mer benägna att acceptera det när de förstår resonemanget bakom det. |
03 – Innan du ändrar schemat – ändra samtaletEn sak jag lärt mig under åren är att schemaläggning inte sker inne i ett Workforce Management-verktyg. Det sker i hela verksamheten.
Allt detta påverkar schemat. De mest framgångsrika Workforce Management-teamen bygger relationer över avdelningsgränserna och samlar information tidigt. Ju mer du vet innan schemat skapas, desto färre överraskningar behöver du hantera efteråt. |
|
"Schemaläggning sker inte inne i ett Workforce Management-verktyg. Det sker i hela verksamheten." |
Titta på de senaste tre månaderna. Vilken aktivitet läggs nästan alltid till efter att schemat har skapats?
Om samma aktivitet återkommer, fråga dig om den borde ingå i schemat från början. Det låter enkelt, men små förändringar som den här kan ha en förvånansvärt stor effekt. För målet är inte att skapa ett perfekt schema. Målet är att skapa ett schema som fungerar för verksamheten och för människorna bakom det. |
|
Jag hoppas att detta är användbart. Hör gärna av dig om du vill diskutera din situation. |
|
Med vänliga hälsningar |
|
Tack för att du läste ända hit |
|
Känner du någon annan som arbetar med samma utmaningar? |
|
